Privātuma politika

APSTIPRINĀTS

Ar Latvijas Olimpiskās komitejas Valdes

2026. gada 21. augusta sēdē

Lēmums Nr.2.2.2., Protokols Nr. 18

Biedrības “Latvijas Olimpiskā komiteja” privātuma politika

1. Privātuma politikas mērķis ir sniegt fiziskajai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, tiesisko pamatu, apstrādes apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņu datu iegūšanas laikā un apstrādājot datu subjekta personas datus. Pārzinis un tā kontaktinformācija

2. Personas datu apstrādes pārzinis ir Biedrība “Latvijas Olimpiskā komiteja” vienotais reģistrācijas Nr. 50008022421, adrese: Grostonas iela 6B, Rīga, LV-1013, (turpmāk – LOK).

3. LOK kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos un informēšanai par iespējamiem datu aizsardzības pārkāpumiem: [email protected], tālrunis +371-67282461. 

2. Uz ko paziņojums attiecas

Paziņojums attiecas uz personām, kuru datus LOK apstrādā savā darbībā, tostarp darbiniekiem un amata kandidātiem, LOK biedru un institūciju pārstāvjiem, sportistiem un delegāciju dalībniekiem, projektu un pasākumu dalībniekiem, nepilngadīgajiem un viņu likumiskajiem pārstāvjiem, sadarbības partneru un organizāciju kontaktpersonām, iesniedzējiem, kā arī LOK tīmekļvietņu un sociālo tīklu lietotājiem.

3. No kurienes LOK iegūst personas datus

• tieši no personas vai tās likumiskā pārstāvja;

• no sporta federācijām, klubiem, skolām, pašvaldībām, delegāciju atbildīgajām personām un citām iesaistītajām organizācijām;

• no personas pārstāvētās organizācijas, publiskiem reģistriem un LOK iekšējiem dokumentiem;

• no LOK pasākumos un projektos iegūtiem foto, video, rezultātiem un citiem materiāliem;

• no informācijas sistēmām un sociālo tīklu platformām, ja persona izmanto attiecīgo pakalpojumu vai sazinās ar LOK.

4. Galvenie personas datu apstrādes procesi

4.1. Darbinieki, amata kandidāti un apdrošināšana

LOK apstrādā identifikācijas, kontaktinformācijas, darba līguma, amata, kvalifikācijas, darba samaksas, bankas konta, nodokļu, darba laika, atvaļinājuma un prombūtnes datus, lai nodibinātu un izpildītu darba tiesiskās attiecības un izpildītu juridiskos pienākumus. Ierobežotā apjomā LOK apstrādā darbnespējas faktu un obligātās veselības pārbaudes atzinumu, bet nesaņem diagnozes vai apdrošināšanas atlīdzību pieteikumu informāciju. Darbinieka identifikācijas dati var tikt nodoti apdrošinātājam polises administrēšanai. Amata kandidātu dati tiek izmantoti konkrētajai atlasei; neizraudzīto kandidātu pieteikumi pēc atlases tiek dzēsti. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta b), c) un, ja piemērojams, f) apakšpunkts; veselības datiem - Regulas 9. panta 2. punkta b) apakšpunkts.

4.2. LOK biedri un pārvaldes institūcijas

LOK apstrādā biedru pārstāvju, valdes, Izpildkomitejas, komisiju, darba grupu un citu institūciju locekļu vārdu, uzvārdu, amatu, pārstāvēto organizāciju, darba kontaktinformāciju, parakstu un sēžu dokumentācijā ietverto informāciju, lai organizētu institūciju darbu, sasauktu sēdes, dokumentētu lēmumus un informētu sabiedrību. LOK tīmekļvietnē var publicēt vārdu, uzvārdu, amatu un pārstāvēto organizāciju; privāta kontaktinformācija netiek publicēta. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta c) un f) apakšpunkts.

4.3. Olimpiskās delegācijas, reģistrācija un akreditācija

Lai nodrošinātu dalību olimpiskajās spēlēs un citos starptautiskos sporta pasākumos, LOK var apstrādāt vārdu, uzvārdu, dzimšanas datus, personas kodu, ceļošanas dokumenta datus un kopiju, valstspiederību, kontaktinformāciju, fotogrāfiju, sporta veidu, pārstāvēto organizāciju, lomu delegācijā, apģērba izmēru, ceļojuma, transporta un izmitināšanas informāciju. Dati var tikt nodoti starptautiskām sporta organizācijām, pasākumu organizatoriem, aviokompānijām, ceļojumu aģentūrām, pārvadātājiem, viesnīcām un izmantoto sistēmu uzturētājiem. Tiesiskais pamats atkarībā no konkrētā pasākuma ir Regulas 6. panta 1. punkta b), c), e) vai f) apakšpunkts, tostarp LOK Sporta likuma 17. pantā noteikto uzdevumu izpilde.

4.4. Projekti, pasākumi un nepilngadīgo dalība

LOK apstrādā projektu un pasākumu dalībnieku, viesu, treneru, brīvprātīgo, mediju pārstāvju, skolēnu, pedagogu, vecāku un citu iesaistīto personu datus, lai pieņemtu pieteikumus, nodrošinātu saziņu un dalību, organizētu pasākumus, apkopotu rezultātus un sagatavotu atskaites. Konkrētais datu apjoms, saņēmēji, tiesiskais pamats un glabāšanas termiņš tiek norādīts attiecīgā projekta paziņojumā. LOK sabiedrības interesēs īsteno Sporta likuma 17. pantā noteiktās olimpiskās izglītības un sabiedrības iesaistes programmas. Ja konkrēta brīvprātīga darbība balstās uz piekrišanu, tā tiek prasīta atsevišķi un tās nesniegšana neietekmē pamatdalību, ja vien attiecīgā darbība nav objektīvi nepieciešama.

4.5. Līgumi un profesionālā saziņa

LOK apstrādā līgumos, profesionālajā saziņā un kontaktu sarakstos ietvertu personas vārdu, uzvārdu, amatu, pārstāvēto organizāciju, darba e-pasta adresi, tālruņa numuru, parakstu un pārstāvības informāciju, lai sagatavotu un izpildītu līgumus, uzturētu darba saziņu un nosūtītu ar LOK darbību saistītus uzaicinājumus, organizatoriskus paziņojumus un preses informāciju. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta b), c) un f) apakšpunkts. LOK neizmanto profesionālo kontaktinformāciju trešo personu reklāmai bez atsevišķa tiesiskā pamata.

4.6. Iesniegumi, sūdzības, datu subjektu pieprasījumi un incidenti

LOK apstrādā iesniedzēja vai ziņotāja identifikācijas un kontaktinformāciju, iesnieguma, pieprasījuma vai incidenta saturu, pielikumus, saraksti, identitātes pārbaudei nepieciešamo informāciju, pieņemtos lēmumus un veiktās darbības, lai izskatītu jautājumu, īstenotu personas tiesības, novērstu incidenta sekas un pierādītu LOK pienākumu izpildi. Tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta c), e) un, ja piemērojams, f) apakšpunkts.

4.7. Foto, video, sporta rezultāti, sabiedrības informēšana un arhīvs

LOK fotografē un filmē ar tās darbību saistītus pasākumus, publicē sporta rezultātus un saglabā atlasītus sabiedriski vai vēsturiski nozīmīgus materiālus. Atkarībā no situācijas tiesiskais pamats ir Regulas 6. panta 1. punkta e) vai f) apakšpunkts. Individuālām intervijām, pozētiem materiāliem, reklāmas materiāliem vai citai mērķtiecīgai personas izcelšanai piekrišana tiek prasīta atsevišķi, ja tā ir nepieciešama. Dati var būt pieejami sabiedrībai, plašsaziņas līdzekļiem, sociālo tīklu platformām un LOK uzdevumā strādājošiem foto vai video pakalpojumu sniedzējiem. Sadarbības partneri drīkst pārpublicēt LOK jau publicētus materiālus atbilstoši konkrētā projekta nosacījumiem.

4.8. Tīmekļvietnes un sociālie tīkli

Ja persona sazinās ar LOK sociālajā tīklā, komentē vai citādi mijiedarbojas ar LOK kontu, LOK apstrādā platformā redzamo profila informāciju un saziņas saturu, lai atbildētu, pārvaldītu kontu un informētu sabiedrību. Sociālo tīklu platformas apstrādā datus arī saskaņā ar saviem noteikumiem. Informācija par LOK tīmekļvietnēs izmantotajām sīkdatnēm, tehniskajiem žurnāliem, to nolūkiem un glabāšanas termiņiem tiek sniegta atsevišķā sīkdatņu paziņojumā attiecīgajā tīmekļvietnē.

5. Kam personas dati var būt pieejami

Atkarībā no konkrētā procesa personas dati nepieciešamajā apjomā var būt pieejami:

• LOK darbiniekiem, amatpersonām un institūciju locekļiem, kuriem dati nepieciešami pienākumu izpildei;

• valsts un pašvaldību iestādēm, ja datu nodošanu paredz normatīvie akti;

• sporta federācijām, klubiem, skolām, pašvaldībām, starptautiskām sporta organizācijām, pasākumu organizatoriem un projekta partneriem;

• aviokompānijām, ceļojumu aģentūrām, pārvadātājiem, viesnīcām un citiem dalības vai loģistikas nodrošinātājiem;

• bankām, apdrošinātājiem, auditoriem, juridisko, IT, e-pasta, dokumentu vadības, hostinga, foto, video un citu pakalpojumu sniedzējiem;

• sabiedrībai, plašsaziņas līdzekļiem un sociālo tīklu lietotājiem tajā apjomā, kādā informācija tiek tiesiski publicēta.

Ja pakalpojuma sniedzējs apstrādā personas datus LOK uzdevumā, LOK nosaka tam saistošus datu aizsardzības pienākumus. Ja saņēmējs pats nosaka savus apstrādes nolūkus, tas par savu veikto apstrādi atbild kā patstāvīgs pārzinis.

6. Datu nodošana ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomikas zonas

Dalības nodrošināšanai starptautiskos sporta pasākumos un globālu tehnoloģiju vai sociālo tīklu pakalpojumu izmantošanas dēļ personas dati var tikt nodoti saņēmējiem ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas. LOK šādu nodošanu veic tikai tad, ja pastāv Regulas V nodaļā paredzēts mehānisms, piemēram, Eiropas Komisijas lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību, atbilstošas garantijas, tostarp standartklauzulas, vai konkrētā izņēmuma situācijā piemērojams Regulas 49. pants. Informācija par konkrētu nodošanu tiek sniegta attiecīgā projekta vai pasākuma paziņojumā vai pēc personas pieprasījuma.

7. Cik ilgi LOK glabā personas datus

LOK personas datus neglabā ilgāk, nekā nepieciešams apstrādes nolūkam, juridisku pienākumu izpildei, tiesību aizsardzībai vai sabiedriski un vēsturiski nozīmīgu materiālu saglabāšanai. Galvenie termiņa noteikšanas principi ir šādi:

• amata kandidātu dati - līdz konkrētās atlases pabeigšanai, ja nav cita tiesiska pamata;

• darbinieku, darba samaksas, līgumu un grāmatvedības dokumenti - normatīvajos aktos un LOK lietu nomenklatūrā noteiktajos termiņos;

• delegāciju un akreditācijas dati - līdz konkrētā pasākuma, atskaišu un iespējamo prasījumu procesa pabeigšanai; ceļošanas dokumentu kopijas neglabā ilgāk, nekā nepieciešams;

• projektu un pasākumu dati - atbilstoši konkrētā projekta paziņojumam;

• profesionālā kontaktinformācija - kamēr tā ir aktuāla un nepieciešama saziņai;

• iesniegumi, datu subjektu pieprasījumi un incidentu dokumentācija - tik ilgi, cik nepieciešams jautājuma izskatīšanai, pienākumu izpildes pierādīšanai un tiesību aizsardzībai;

• atlasīti sporta rezultāti, foto, video un citi vēsturiski nozīmīgi materiāli - ilgstoši vai pastāvīgi, ja tie saglabājami kā LOK un Latvijas sporta vēstures dokumentācija.

8. Vai personas datu sniegšana ir obligāta

Daļa datu ir nepieciešama, lai LOK varētu noslēgt vai izpildīt līgumu, izpildīt juridisku pienākumu, pieteikt personu projektam vai pasākumam, nodrošināt akreditāciju, ceļošanu vai atbildēt uz iesniegumu. Ja obligāti nepieciešamie dati netiek sniegti, LOK var nebūt iespējams nodrošināt attiecīgo dalību, pakalpojumu vai atbildi. Ja datu sniegšana ir brīvprātīga, LOK par to informē atsevišķi.

9. Nepilngadīgo un īpašu kategoriju datu apstrāde

Bērnu un jauniešu projektos LOK ievēro bērna labākās intereses, datu minimizēšanu un saprotamu informēšanu. Atkarībā no bērna vecuma, projekta un tiesiskā pamata informācija tiek sniegta arī vecākam vai likumiskajam pārstāvim, un piekrišana tiek prasīta tikai tad, ja tā ir nepieciešama konkrētajai apstrādei. Bērna pamatdalību bez objektīvas nepieciešamības nesaista ar piekrišanu individuālai reklāmas vai pozētai foto un video izmantošanai.

Veselības un citus īpašu kategoriju datus LOK apstrādā tikai konkrētā, tiesiski pamatotā nolūkā, piemēram, darba tiesību un darba aizsardzības pienākumu izpildei vai ar atsevišķu nepārprotamu piekrišanu brīvprātīgā projekta darbībā. Konkrētais pamats un aizsardzības pasākumi tiek norādīti attiecīgajā paziņojumā.

10. Personas tiesības

Atkarībā no konkrētās apstrādes un tās tiesiskā pamata personai ir tiesības:

• saņemt informāciju par savu personas datu apstrādi un datu kopiju;

• lūgt labot neprecīzus vai nepilnīgus datus;

• lūgt dzēst datus vai ierobežot to apstrādi, ja tam ir tiesisks pamats;

• iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz sabiedrības interesēm vai LOK leģitīmajām interesēm;

• saņemt datus strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā, ja ir piemērojamas tiesības uz datu pārnesamību;

• jebkurā laikā atsaukt piekrišanu, ja apstrāde balstīta uz piekrišanu; atsaukums neietekmē līdz atsaukumam veiktās apstrādes likumību;

• iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.

Pieprasījumu var nosūtīt uz [email protected] vai LOK juridisko adresi. Drošs elektroniskais paraksts nav obligāts visos gadījumos. Ja ir pamatotas šaubas par personas identitāti, LOK var lūgt samērīgi nepieciešamu papildu informāciju. LOK atbild bez nepamatotas kavēšanās un parasti viena mēneša laikā; sarežģītā gadījumā termiņu var pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to savlaicīgi informējot personu.

Personas tiesības nav absolūtas. Tās var būt ierobežotas, ja LOK ir pienākums datus glabāt, jāaizsargā citu personu tiesības vai dati nepieciešami tiesību aizsardzībai.

11. Datu drošība un automatizēti lēmumi

LOK piemēro datu apstrādes riskam atbilstošus organizatoriskus un tehniskus drošības pasākumus, tostarp piekļuves ierobežošanu atbilstoši pienākumiem, konfidencialitātes prasības, drošus datu nodošanas kanālus, incidentu pārvaldību un pakalpojumu sniedzēju kontroli.

LOK pašlaik neveic tādu tikai automatizētu lēmumu pieņemšanu, kas personai rada tiesiskas vai līdzīgi būtiskas sekas, ja vien konkrētā procesa paziņojumā nav norādīts citādi.

12. Sūdzības un paziņojuma aktualizēšana

Jautājumus vai pieprasījumus par personas datu apstrādi lūdzam sūtīt uz [email protected].

Datu valsts inspekcija: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050; e-pasts [email protected].

LOK pārskata šo paziņojumu, ja mainās LOK darbība, personas datu apstrāde vai normatīvais regulējums. Aktuālā redakcija tiek publicēta LOK tīmekļvietnē. Ja izmaiņas būtiski ietekmē personu tiesības vai iepriekš sniegto informāciju, LOK par tām informē atbilstoši konkrētajai situācijai.